Nebenkostenabrechnung - Fristen, Inhalte und häufige Fehler

Die Nebenkostenabrechnung (oft auch Betriebskostenabrechnung genannt) ist jährlich ein sensibles und nervenaufreibendes Thema.

Ziel dieses Beitrages ist es, rechtliche Grundlagen verständlich zu vermitteln – damit beide Seiten wissen, was zu tun ist und wo Fehler lauern.

Fristen – Wer muss was bis wann beachten?

1. Abrechnungsfrist des Vermieters

  • Der Vermieter hat 12 Monate ab Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, dem Mieter die Abrechnung zuzustellen (§ 556 Abs. 3 BGB)
    • Beispiel: Für den Zeitraum 01.01.–31.12.2024 muss die Abrechnung bis spätestens 31.12.2025 beim Mieter eingehen
    • Bei individuellen Abrechnungszeiträumen gilt dasselbe Prinzip
  • Kommt die Abrechnung zu spät, verfällt der Anspruch auf Nachzahlung, doch ein eventuelles Guthaben ist weiterhin auszuzahlen
  • In Ausnahmefällen (z. B. verspätete Energielieferanten-Abrechnung) ist eine Nachfrist möglich

2. Widerspruchsfrist des Mieters

  • Nach Erhalt hat der Mieter 12 Monate Zeit, um formell oder inhaltlich zu widersprechen (§ 556 Abs. 3 BGB)
  • Versäumt er diese Frist, verliert er das Recht, Einwendungen zu erheben, außer bei unverschuldetem Fristversäumnis

3. Zahlungsfristen

  • Eine Nachzahlung ist „angemessen unverzüglich“ fällig. Üblicherweise werden 30 Tage nach Zugang der Abrechnung als angemessene Frist angesehen
  • Ein Guthaben des Mieters muss „unverzüglich“ erstattet werden. Die Rechtsprechung interpretiert dies meist als innerhalb von 2–4 Wochen, ähnlich wie bei Zahlungen, die sofort fällig sind

4. Verjährungsfrist

  • Ansprüche auf Nachzahlungen und Guthaben verjähren nach 3 Jahren, gerechnet ab Ende der Abrechnungsfrist (§ 195 BGB)

Was gehört in eine rechtssichere Abrechnung?

Inhaltliche Pflicht Details
Abrechnungszeitraum Beginn/Ende (max. 12 Monate) 
Kostenarten & Gesamtkosten Jede Position (z. B. Wasser, Heizung, Versicherung) gesondert auflisten 
Verteilerschlüssel z. B. Wohnfläche, Verbrauch – diese müssen Vertragsbedingungen und der Heizkostenverordnung entsprechen 
Berechnungsbeispiel Mieteranteil Klarer Rechenweg für Anteilsberechnung 
Vorauszahlungen & Zahlungsvergleich Übersicht über geleistete Vorauszahlungen und daraus resultierendes Nachzahlungs-/Rücksaldensaldo 
Hinweise auf Fristen & Rechte Auf 30 Tage Zahlungsfrist und 12 Monate Widerspruchsrecht hinweisen (empfohlen, aber nicht zwingend) 
Belege zur Einsicht Mieter kann Belege zur Prüfung einsehen – z. B. Rechnungen, Hausverwalterunterlagen (§ 259 BGB) 

​​ Diese Stolpersteine gilt es zu meiden

1. Fristverletzungen

  • Zu späte Abrechnung -> Verlust der Nachforderung, aber Guthaben bleibt
  • Verwechslung von Abrechnungs- und Widerspruchsfrist – beides beträgt 12 Monate, aber starten an unterschiedlichen Zeitpunkten

2. Fehlerhafte Verteilerschlüssel

  • Nicht-verbrauchsrelevante Kosten wie z. B. die Gartenpflege, die Wohngebäudeversicherung usw. müssen über den vereinbarten Verteilerschlüssel, in der Regel die Wohnfläche und verbrauchsabhängige Kosten, wie die Heizkosten über Messergebnisse abgerechnet werden – Pauschalen sind ungültig

3. Umlegung unzulässiger Kosten

  • Nur Betriebskosten laut BetrKV und im Mietvertrag aufgeführt dürfen umgelegt werden. Sonstige Kosten (Reparaturen, Verwaltungskosten etc.) sind unzulässig

4. Unzureichende Belege

  • Fehlende detaillierte Originalbelege erschweren die Prüfung – Belege müssen transparent einsehbar sein

5. Irrtümer bei Gutschriften

  • Vergessene Guthaben können auch später innerhalb der Verjährungsfrist (3 Jahre) geltend gemacht werden

​Tipps für Mieter & Vermieter

Für Mieter

  1. Abrechnung sofort prüfen
  2. Unter Vorbehalt zahlen, wenn Zweifel bestehen („Nachzahlung unter Vorbehalt“)
  3. Innerhalb 12 Monate widersprechen, mit Begründung und ggf. Belegkopien
  4. Bei Zweifeln die Belege anfordern, § 259 BGB
  5. Auszahlung des Guthabens überwachen
  6. Fristen notieren, z. B. mit Erinnerung im Kalender

Für Vermieter

  1. Abrechnungen zeitnah erstellen, idealerweise sobald alle notwendigen Unterlagen und Informationen vorhanden sind
  2. Bereits im Mietvertrag darauf achten, dass die Umlage der umlegbaren Nebenkosten (§ 1 BetrKV) auf den Mieter vereinbart ist, §556 BGB (Der Mieter schuldet keine Nebenkostenzahlungen, wenn im Mietvertrag darauf nicht explizit hingewiesen wird). Alternativ hat man die Möglichkeit alle Nebenkosten gesondert im Mietvertrag aufzuzählen, die der Mieter zu tragen hat, hier droht allerdings die Gefahr, dass man Nebenkostenarten vergisst
  3. Immer daran denken, dem Mieter nicht nur die Betriebskostenabrechnung, sondern auch die Energiekostenabrechnung des jeweiligen Messdienstleisters (z.B. Kalo, Techem, Brunata usw.) zur Verfügung zu stellen
  4. Frist nach Fristversagen rechtlich begründen, z. B. verspätete Lieferung von Versorgern
  5. Verteilerschlüssel korrekt dokumentieren und vertraglich regeln
  6. Auf Wunsch transparente Belegbereitstellung, digital oder in Papierform
  7. Hinweise in der Abrechnung auf Zahlungsfristen

Zurück zur Newsübersicht